Как писать объяснительную записку на работу, в университет, школу, детский сад – образцы и примеры

За любые нарушения дисциплинарного или трудового характера работодатель на законных основаниях вправе наказать своего сотрудника – сделать выговор или наложить денежное взыскание. Но, чтобы его действия были в рамках закона, предварительно он обязан попросить виновное лицо написать объяснительную записку.

Объяснительные нужны школьникам и студентам, если они пропустили занятия. Также ее придется предоставить налоговой инспекции или другим органам в случае выявления ошибок и недочетов в документах. Но не все знают, как это делать правильно, и можно ли ее вообще не писать. О том, как правильно составить объяснительную, и пойдет речь в статье.

Зачем нужна объяснительная записка?

Под объяснительной запиской понимается документ, поясняющий, по какой причине было совершено работником нарушение дисциплины или рабочего распорядка. Согласно нормам статьи 193 ТК РФ до применения взыскания руководитель должен запросить у подчиненного письменное объяснение.

Внимание! В ходе трудовых взаимоотношений подобные ситуации не редкость. Но стоит учитывать, что оформление объяснительной является добровольным действием (согласно Конституции – статья 27).

Объяснительная записка служит базисом для составления приказа о наложении на сотрудника соответствующего взыскания. Это может быть:

• устное нарекание;
• строгое внушение с занесением в личное дело;
• взимание штрафных санкций;
• лишение очередной премии;
• увольнение с занимаемой должности.

Последний вариант возможен только тогда, когда подобного рода нарушения или ошибки носят систематический характер или сотрудник пребывал под воздействием алкоголя или наркотиков. Нельзя уволить сотрудника, даже явившегося на рабочее место в пьяном виде, если этот факт не зафиксировал медработник и не выдал документальное подтверждение.

Важно! Применить дисциплинарное взыскание можно в течение 30 дней с момента выявления проступка (ст. 193 ТК РФ).

С юридической стороны записка нужна для того, чтобы руководство могло предпринять соответствующие меры в целях предотвращения повтора подобной ситуации.

Видео: Объяснительная записка

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

Законодательными нормами четко не обозначена форма составления объяснительной записки. Но существуют определенные правила, регламентированные документооборотом. При соблюдении их не составит труда корректно оформить подобного рода записку.

Базовые требования:

• Оформляют записку от руки или печатным текстом на листе бумаге формата А4. Рекомендуется воспользоваться компьютером, поскольку не у всех разборчивый почерк.
• Придерживайтесь оптимального объема изложения – хватит нескольких предложений, но по делу. Больше подробностей потребуется только в тех ситуациях, когда действия работника могли причинить серьезный вред здоровью других людей (вплоть до летального исхода) или привести к разорению организации. финансовым потерям организации.
• Информация подается в деловом стиле, без просторечных и эмоциональных высказываний.
• Изложение событий должно идти с соблюдением логики и хронологии, без итоговых умозаключений.

Перед тем, как приступить к написанию объяснительной записки, рекомендуется тщательно продумать ее содержание. Естественно, обман здесь не приветствуется, но обосновывать совершенное нарушение какой-то смешной причиной будет неразумно (к примеру – «опоздал на работу, потому что не услышал будильника»).

Верно составленная объяснительная с указанием конкретных фактов и весомых доводов в пользу провинившегося лица, может положительно повлиять на «приговор».

Важно! По ст. 193 ТК РФ работнику надо написать объяснительную записку не позднее 2 дней с момента получения об этом требования. Срок продлевается, если нарушителя нет на рабочем месте по уважительной причине, которую необходимо подтвердить документально (больничный лист, приказ об командировке или отпуске и другое).

Обязательные реквизиты

Объяснительная записка, как и любой другой документ, должна включать определенные реквизиты:

• полное название компании, где работает провинившийся сотрудник;
• сведения о лице, к которому обращаются (ФИО, занимаемая должность);
• наименование (в нашем случае – «Объяснительная записка»);
• число, месяц и год составления и подпись с расшифровкой;
• порядковый номер (проставляется в отделе кадров согласно внесенной записи в регистрационный журнал).

Важно! При отказе нарушителя излагать свои объяснения на бумаге, составляют соответствующий акт с подписями двух свидетелей.

Текст объяснительной записки

«Тело» документа или пояснительный текст условно подразделяется на 2 части:

• фактическую, где изложены конкретные факты по поводу совершенного проступка или нарушения (например – «Такого-то числа я не выполнил порученное мне задание»);
• причинную, включающую обоснование сложившейся ситуации (пример – «Не имел возможности получить доступ к нужному оборудованию»).

И та, и другая должны содержать объективные сведения и четко изложенные причины. В конце можно выразить свое отношение по поводу данного аспекта – признание или непризнание вины. Правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали нужно максимально объективно. Все должно свестись к минимуму вашей вины, но все же к ее признанию, не ошибается тот кто ничего не делает. И в конце обязательно добавьте, что вы учтете допущенные ошибки в работе и не будете их допускать в дальнейшем.

Особенности датирования

В нижней части записки проставляется дата ее оформления, а не день свершения проступка. Именно от нее ведут отсчет времени – по закону на виновное лицо может быть наложено дисциплинарное взыскание только в течение месяца после его обнаружения.

Порядок составления записки

Итак, разберем стандартный план составления пояснительной записки:

1. В правом верхнем углу листа заполняется шапка записки. В нее вносят следующие сведения: ФИО лица-получателя и его должность, наименование компании. Чуть ниже указываются инициалы составителя, и какую он занимает должность.
2. С новой строчки посередине пишут название документа – «Объяснительная записка».
3. На новой строке, отступив, переходят к описанию совершенного нарушения, и по каким причинам это произошло. Закончить эту часть можно извинениями или обещанием, что впредь подобное не повторится.
4. Ниже, слева, проставляют дату написания документа.
5. Напротив, но только справа, ставят свою подпись и рядом ее расшифровывают.

Даже при составлении бумаги в печатном виде, внизу надо расписаться от руки.

Образец объяснительной в институт – СКАЧАТЬ

Приложения к объяснительной

Желательно к объяснительной бумаге прикрепить приложения, позволяющие смягчить вину провинившегося работника. Это справки из больницы, различные акты, статьи из массовых источников информации (по рассматриваемой теме), фото с места происшествия и прочее.

Примеры написания объяснительной записки для разных случаев

В зависимости от смысловой нагрузки, записки бывают следующих видов:

• оправдательные – доносят информацию, объясняющую определенное поведение работника или совершение какого-либо нарушения;
• объяснительные – поясняют поступки сотрудника по независящим от него обстоятельствам или произошедшие по вине сторонних лиц.

Обычно объяснительная записка запрашивается по следующим поводам:

• прогул;
• грубые ошибки в ходе трудовой деятельности либо уклонение от должностных обязательств;
• опоздание;
• невыполнение рабочего плана.

Дисциплинарные взыскания на рабочем месте

Всем свойственно совершать ошибки из-за элементарных человеческих факторов: усталость, стресс, семейные неприятности, низкий профессионализм и прочее. Это приводит к серьезным ошибкам в работе или отступлении от должностных инструкций.

После дисциплинарного проступка или отклонения от должностных обязанностей будет проведено служебного расследования. Сначала провинившееся лицо поросят на бумаге изложить суть произошедшего и пояснить, по какой причине это случилось.

Грозящие санкции за трудовые нарушения оговорены статьей 193 ТК (устное порицание или внушение, увольнение). Для служащих госструктур, таможни и прокуратуры предусматриваются более строгие меры – вплоть до лишения звания или имеющегося чина.

Прежде чем применить какую-то меру наказания, работодателю надо собрать доказательную базу. Поэтому в объяснительной записке следует обдумывать каждую фразу. Иначе любое слово может обернуться против обвиняемого.

Важно! Нельзя наказать работника за содеянное, если в предварительном уведомлении нет его росписи о том, что он с ней ознакомился. Также взыскание невозможно по истечении шести месяцев с момента совершения проступка и двух лет – со дня окончания аудиторской проверки или ревизии. В обозначенные сроки не входит период, затраченный на расследование по уголовному делопроизводству (если виновник был привлечен к такой ответственности).

Провинившемуся работнику в течение 3 будних дней должны предложить ознакомиться под роспись с письменным распоряжением о дисциплинарном взыскании. Если сотрудник отказывается знакомиться с приказом, то составляется соответствующий акт. А работник вправе обжаловать взыскание в госинспекции труда.

Объяснительная о несоблюдении должностной инструкции – образец

Образец объяснительной записки в школу

Школьные прогулы, в отличие от рабочих, не несут за собой каких-то негативных последствий, обычно педагоги входят в положение и такие вопросы решаются мирно. Прогуливать можно не только уроки, но и дежурство в классе после занятий, участие в облагораживании школьной территории, посещение музеев, экскурсий.

Никто не застрахован от разовых пропусков, причины могут быть разные:

• легкое недомогание, если родители не вызвали врача и не оформили больничный лист;
• посещение ребенком важного мероприятия;
• отъезд вместе с родителями по вынужденным обстоятельствам.

Бывают и нестандартные ситуации. Например, ребенок стал очевидцем какого-то происшествия и его привлекли в качестве свидетеля. Но тогда в полиции ему выдадут соответствующую справку. Любой такой документ, который будет подтверждением невозможности посетить в этот день занятия, прилагается к объяснительной записке.

Родители или опекуны должны знать, как правильно написать пояснительную записку в школу. Документ оформляется произвольно, но стараются придерживаться определенной последовательности изложения:

• адресуется на имя классного руководителя;
• пишется от лица родителей или опекающих лиц;
• в записке указывают имя учащегося, день прогула или отдельно пропущенный урок и причину.

К сведению! Некоторые классные руководители просят объяснительную от родителей, если те пропускают родительское собрание. Тогда в пояснительном письме надо указать дату проведения собрания и из-за чего оно было пропущено.

 Объяснительная записка в школу – СКАЧАТЬ

Объяснительная записка о невыполнении плана

На многих предприятиях устанавливается рабочий план на определенный период времени, который требуется выполнить. Не всегда работники справляются с ним в полном объеме, в подобной ситуации руководство может попросить объяснить причину отставания.
Указывают задачу, которая была поставлена, с чем удалось справиться, а с чем нет. Затем уточняют причину, по которой работник выбился из графика – недостаток времени, отсутствие требуемого оборудования, какие-то сторонние факторы и другое. Не лишнем будет в конце написать личные рекомендации по поводу методов повышения производительности труда.

Объяснительная записка о невыполнении плана – скачать пример

Образец объяснительной записки в налоговую

В должностные обязанности бухгалтеров входит сдача отчетов в Налоговую инспекцию по завершению определенного периода. Там проводится камеральная проверка на выявление ошибок и не состыковок. По данному поводу налоговики вправе потребовать от бухгалтера написать объяснительную записку.

Перечень ситуаций, когда в этом возникает необходимость (согласно п. 3 ст. 88 НК РФ):

• в декларации обнаружены недочеты, противоречивые сведения или несоответствие с имеющимися данными у налоговой;
• в уточненной декларации или расчете размер суммы налога для уплаты меньше, чем был ранее указан;
• декларация по налогу на прибыль идет с убытком;
• опоздание со сдачей отчетов.

В подобных случаях обязательно попросят исправить отчетность и написать объяснительную по конкретным моментам. По законодательным нормам сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с момента получения уведомления из инспекции.

Какие-либо штрафные санкции за игнорирование требований ФНС не предусмотрены, но лучше в данной ситуации не отмалчиваться. При отсутствии ответа со стороны компании, ИФНС может увеличить размер налога и начислить дополнительно пени.

Четко установленного шаблона объяснительной записки в Налоговую инспекцию нет. Прописывают следующие сведения:

• полное название налогового учреждения и организации-ответчика, ИНН, КПП и прочие реквизиты;
• основной заголовок «Пояснения» или «Пояснительная записка»;
• ссылка на номер и дату требования из налоговой;
• основной текст, где излагают факты и подробно их обосновывают;
• список прикрепленных приложений, доказывающих правильность представленных показателей в отчетности;
• подпись генерального директора.

Бывает, что допущенная ошибка незначительная, тогда в пояснительном письме стоит об этом написать и указать на тип ошибки (опечатка, технический сбой). В отдельных случаях допускается исправить недочет в той же документации либо составить новый отчет с уточнениями.

Внимание! Объяснительная вместе с исправленной документацией передается ИФНС лично, через доверенное лицо или отправить по почте.

Объяснительная записка в налоговую – скачать

Объяснительная записка об опоздании

Приход на рабочее место с опозданием является проступком и требует объяснений со стороны работника. В объяснительной должен быть обозначен сам факт задержки и причина, по которой это произошло. Если это случилось по уважительной причине, желательно приложить доказательства. К примеру, гражданин опоздал на работу из-за случившейся аварии в метрополитене или на ж/д дороге. Справку о таком происшествии можно получить на станции.

Отталкиваясь от серьезности оправданий, руководство принимает соответствующую меру воздействия. Обычно за подобное нарушение не будет серьезного наказания в виде штрафа или уменьшения оклада, но при регулярно повторяющейся ситуации, возможно, лишат премии. Объяснительную записку опоздавший передает в отдел кадров или лично в канцелярию.

Внимание! Систематический приход на работу позже положенного времени повод – для увольнения, это считается нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка из-за опоздания на работу – образец

Образец объяснительной записки о прогуле

Прогул работы считается серьезным нарушением, что оговаривается в ТК РФ. Отсутствие работника на своем рабочем месте более четырех часов является поводом для увольнения (ст. 81 ТК РФ).

По закону на ее составление отводится двое суток (ст. 193 ТК РФ). Предварительно рекомендуется обдумать содержание такой записки. В этом письме нужно убедить начальство, что прогул подчиненного случился по независящим от него обстоятельствам и никакие его действия не смогли бы повлиять на ситуацию.

Случаи, когда можно рассчитывать на лояльное отношение со стороны руководства:

• внезапное ухудшение состояния здоровья работника или кого-то из членов семьи;
• предоставление экстренной помощи другому лицу;
• эксцесс на транспортной развязке, произошедший в результате негативных природных проявлений, теракта или прочих обстоятельств;
• выход из строя автомобиля или попадание в дорожное происшествие;
• задержка самолета по вине авиаперевозчика.

Если в том есть его вина (проспал, не рассчитал время на дорогу), то достаточно признать это и пообещать, что подобный инцидент не повторится. Когда оплошность произошла в силу сторонних факторов, то идеально было бы приложить подтверждающие документы.

Объяснительная записка из-за прогула – СКАЧАТЬ 

Образец объяснительной записки кассира

На кассира компания возлагается большая ответственность, поскольку он твечает за сохранность денег в кассе. Когда требуется оформление объяснительного письма:

• чек отбит на неправильную сумму;
• наличие возвратов на чековой ленте;
• неверный расчет, повлекший недостачу или излишки в кассе;
• неправильное или халатное ведение кассовой документации.

В объяснительной следует обозначить дату и время неправильного действия, ошибочную сумму, номер операции (указан на чеке) и, соответственно, причины произошедшего. Дополнительно уточняют, было ли сделано исправление и как. Затем прикладывают все подтверждающие квитанции (если таковые имеются), подписанные кассиром.

Объяснительная записка кассира – СКАЧАТЬ 

Можно ли отказаться писать объяснительную?

В статье 193 ТК РФ прописано, что при несоблюдении работником трудовой дисциплины или уклонение от должностных обязанностей, ему грозит дисциплинарное наказание. Только оно не может быть наложено прежде, чем с провинившегося будут взяты письменные объяснения. Такая бумага составляется в двойном экземпляре, один из которых уходит кадровикам, другой – остается у подчиненного.

Важно! На кадровом бланке обязательно должна присутствовать роспись виновного. Это будет свидетельством о том, что он ознакомлен с выдвигаемыми претензиями руководства. И послужит доказательством, что наказание было применено на законных основаниях.

Если сотрудник категорически не хочет что-то объяснять и подписывать, то оформляется акт. Но это формальность, виновному лицу в любом случае не избежать взысканий.

Отказ пишется от руки и должен содержать следующее:

• в «шапке» — фирменное наименование организации (сокращенное);
• инициалы руководителя или его представителя, уполномоченного на принятие и рассмотрение подобной документации;
• регистрационный номер и дата составления документа;
• название записки – «отказ от написания объяснительной записки»;
• основной текст, где подчиненный излагает суть произошедшего и почему принято такое решение;
• внизу проставляется дата, должность и подпись.

Важно! Следует отметить, что только директор компании (утвержденный на своей должности соответствующим указом) вправе требовать от работника написать объяснительную. Никакие начальники других отделов этого сделать не могут, и работник вправе им отказывать на законных основаниях, не боясь никаких санкций.

Если совершенный проступок не повлек никаких серьезных последствий, то порой хватает и устных объяснений, чтобы понять суть случившегося.

Подведем итоги

Написать объяснительную записку несложно, если знать, как правильно это сделать. Тем более что в большинстве случаев не надо придерживаться определенного шаблона. Излагать свои мысли нужно лаконично, грамотно и по существу. Тогда есть возможность смягчить наказание. Но лучше работать так, чтобы у начальства не было претензий, и тогда отпадет необходимость в оправданиях.